Dematerialisierung von Dokumenten
LATE.ARCHIVA
Late.Archiva ist der ausgelagerte Service von Archiva für die digitale Archivierung und Dematerialisierung von Dokumenten und Rechnungen des Kunden und hat das Ziel, das “Submission Information Package (SIP)” zu bilden, das an das Speichersystem geschickt werden soll. Es erfasst die Dokumente sowohl in Papier- als auch in digitaler Form.
KOSTEN REDUZIEREN
DIE DEMATERIALISIERUNG VON PAPIERDOKUMENTEN REDUZIERT DIE VERWALTUNGSKOSTEN UND ELIMINIERT DIE KOSTEN FÜR DIE PHYSISCHE LAGERUNG VON PAPIER.
100% VERFÜGBARKEIT
ERMÖGLICHT DIE ZUGÄNGLICHKEIT, NUTZBARKEIT UND GEMEINSAME NUTZUNG VON DOKUMENTEN UND DEN DARIN ENTHALTENEN INFORMATIONEN OHNE EINSCHRÄNKUNGEN IN BEZUG IN BEZUG AUF DEN PHYSISCHEN STANDORT.
SICHERHEIT UND KONTROLLE
GARANTIERT MAXIMALE SICHERHEIT BEI DER ELEKTRONISCHEN SPEICHERUNG VON DOKUMENTEN UND RECHNUNGEN UND EINE VOLLSTÄNDIGE KONTROLLE DER AKTIVITÄTEN UND DER ZUGÄNGE.
Mit Late.Archiva können Sie:
Die Kosten für die Verwaltung von Papier- und elektronischen Dokumenten reduzieren
Durch die digitale Erfassung von Papier- und/oder elektronischen Dokumenten, die archiviert werden sollen, sowie die Extraktion der jeweiligen Inhalte und die Veröffentlichung im Dokumentenmanagementsystem.
Die Zeit für die Suche nach archivierten Dokumenten reduzieren
Durch die Suche und das Browsen mit mehreren miteinander kombinierten Feldern oder durch die Verwendung bestimmter Schlüsselwörter, oder durch die Erstellung logischer Verknüpfungen zwischen Dokumenten, z.B. dem gesamten Bestell- und Zahlungszyklus.
Die Gesetzliche Vorschriften, die die Unveränderbarkeit von Dokumenten vorschreiben, erfüllen
Indem wir garantieren, dass der an Archiva gesendete Dokumentensatz nicht verändert werden kann. Wir fassen es in einer Datei zusammen, die die elektronischen Abdrücke der empfangenen Dokumente enthält, signieren es mit einem digitalen Zertifikat und bringen den Zeitstempel an, der von einer zertifizierten TSA (Time Stamp Authority) ausgestellt wurde.
Die Kosten für die Überwachung und Verwaltung von Anomalien reduzieren
Durch die automatische Erkennung von Anomalien, wie das Fehlen von Protokollen, das Vorhandensein von Duplikaten oder das Vorhandensein von Dokumenten, die nicht den Projektspezifikationen entsprechen. Eine dedizierte Helpdesk-Struktur garantiert eine zeitnahe Kommunikation dieser Anomalien und liefert detaillierte Berichte über die Befunde.
Den Prozesses der Dematerialisierung von Dokumenten sicherstellen
Durch einen zertifizierten Dienst für die Vernichtung von Papierdokumenten, der die Vertraulichkeit und den Prozess, mit dem die Archive verwaltet werden, gewährleistet. Dank der Überwachung durch einen Mitarbeiter von Archiva, wird der gesamte Arbeitsablauf verfolgt und kann auf besonderen Wunsch eine Videoaufzeichnung des gesamten Prozesses der Dokumenten-Dematerialisierung liefern.
Das Risiko von Informationsverlusten und Serviceunterbrechungen eliminieren
Durch ein eigenes dedizierten Haupt-Datacenter, das ein hochzuverlässiges Enterprise-Storage-System nutzt, und ein sekundären Datacenter für den Disaster-Recovery-Service. Der Prozess ist nach ISO:27001 zertifiziert.
